QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ

Kinh doanh hàng hóa nhưng không nắm được tồn kho sản phẩm? Chốt đơn cho khách nhưng thực tế hết hàng? Bán hàng trên nhiều kênh online khiến số lượng tồn thực tế thay đổi liên tục, khó nắm bắt?

Đây không chỉ là vấn đề của bạn, đây là vấn đề chung của rất nhiều chủ shop không có nhiều kinh nghiệm quản lý bán hàng. Vậy làm sao để có thể nắm bắt được nhập bao nhiêu hàng, đã bán bao nhiêu, hàng nào sắp hết hay hàng nào cần nhập thêm để công việc kinh doanh không bị gián đoạn? Cùng Fulfilment by Ubox tìm hiểu về hàng tồn kho và cách quản lý hàng hóa hiệu quả nhé!

Hàng tồn kho là gì? Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho là gì? 

Hàng tồn kho hay hàng lưu kho là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm đang được doanh nghiệp hoặc công ty lưu giữ trong nhà kho.

Quản lý hàng tồn kho được hiểu là những hoạt động có liên quan trực tiếp đến hàng hóa vật tư, gồm cả việc quản lý số lượng, tổ chức, bảo quản hàng hóa. Nếu việc quản lý hàng tồn kho có phương pháp tốt sẽ giữ cho quá trình sản xuất thông suốt, liên tục, hiệu quả đồng thời giảm các chi phí liên quan nếu có.

Quản lý tồn kho là công việc rất quan trọng và cần thiết phải có trong các nhà kho của công ty, doanh nghiệp. Không đơn giản, công việc này đòi hỏi phải theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như dự đoán được tình hình biến động giá trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng tồn kho. Việc quản lý tốt hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu được các chi phí phát sinh không đáng có.

Vai trò hay tầm quan trọng của phương pháp quản lý hàng tồn kho có thể gói gọn qua 3 yếu tố dưới đây:

  • Đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để cung cấp ra thị trường, liên tục và không bị gián đoạn.
  • Hạn chế các rủi ro của hàng tồn kho như: hàng hỏng hóc, ứ đọng, hàng để quá lâu hết hạn sử dụng,…
  • Cân đối giữa các khâu nhập vào – dự trữ – sản xuất – tiêu thụ

Vậy nếu bạn muốn quản lý hàng hóa tồn kho tốt cần phải giải quyết được các vấn đề như sau:

  • Lượng hàng tồn kho như thế nào là vừa đủ?
  • Luôn đảm bảo được hàng tồn kho trong mức độ cho phép (mức an toàn)
  • Khi nào có thể nhập thêm nguồn hàng là hợp lý
  • Khi nào quyết định cần rằn hoặc giảm sản xuất để điều chỉnh lượng hàng tồn kho thành phẩm.

Những rủi ro của hàng tồn kho và kho hàng khi quản lý hàng tồn

Hàng tồn kho luôn là vấn đề cực kì nan giải với các doanh nghiệp, khiến cho việc quản lý kho hàng cũng trở nên phức tạp và dễ mắc sai lầm hơn. Dưới đây là một số rủi ro về hàng tồn kho mà doanh nghiệp có thể gặp phải:

Không xác định được định mức tồn kho định kỳ

Định mức tồn kho định kỳ là số lượng hàng hóa cần luôn duy trì trong kho để đảm bảo việc cung ứng hàng hóa kịp thời khi có phát sinh, đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn vì hết hàng đột ngột.

Nếu tính toán không cẩn thận, để định mức quá thấp thì doanh nghiệp sẽ không thể xoay sở với nhiều tình huống bất ngờ, bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh và làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị gián đoạn. Còn nếu để định mức quá cao sẽ dẫn đến lạm dụng vốn, gia tăng nhiều loại chi phí đi kèm như nhân công, bảo quản, lưu trữ,…

Rủi ro khi quản lý kho thủ công

Việc quản lý kho hàng, hàng tồn bằng phương pháp thủ công như sổ sách hay excel có thể dẫn đến những rủi ro như làm thất thoát hàng hóa, không thể kiểm kê, quản lý được chính xác hàng nhập, xuất, tồn. Tình trạng này kéo dài có thể dẫn đến những thiệt hại về kinh tế không hề nhỏ cho doanh nghiệp.

Hàng quá đát, quá hạn, lỗi thời

Đây là vấn đề rất nguy hiểm nhất là với những sản phẩm có vòng đời ngắn như các mặt hàng thời trang, thực phẩm,… Với những doanh nghiệp sản xuất máy móc, thiết bị thì thời gian hao mòn lâu hơn nên có thể lưu trữ được lâu hơn, việc quản lý cũng tồn tại ít rủi ro hơn.

Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tiết kiệm chi phí

Bạn đã hiểu được tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho, bước tiếp theo là hãy tìm hiểu và học hỏi những phương pháp quản lý hiệu quả và chọn lọc để áp dụng phù hợp với kho hàng của công ty, doanh nghiệp của mình. Vậy để quản lý hiệu quả và thuận tiện, nhất định bạn cần biết đến những phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả sau đây:

Tuân thủ đúng quy trình quản lý hàng tồn kho

Hãy bắt đầu bằng việc tuân thủ đầy đủ quy trình quản lý. Khi nguyên liệu, hàng hóa được vận chuyển từ kho của nhà cung cấp đến kho nguyên liệu của doanh nghiệp cho đến khi thành phẩm được xuất ra khỏi kho thì việc đầu tiên của quy trình quản lý kho trong doanh nghiệp là thiết lập bài bản quy trình nhập kho, xuất kho, quy trình kiểm kê, điều chỉnh hàng tồn kho và quy trình tái chế.

Tuân thủ các quy định trong kho

Thực tế, các bước quản lý kho rất khó khăn, phức tạp đòi hỏi người quản lý phải có kinh nghiệm cũng như đầu óc linh hoạt, nhanh nhạy để có thể nắm bắt được mọi công việc. Từ đó có định hình quy tắc làm việc, thống nhất toàn bộ công tác quản lý tồn kho cũng như theo dõi phát hiện những sai sót trong quá trình làm việc. Vì vậy lời khuyên là bạn hãy sát sao, chặt chẽ ngay từ đầu để không mắc những sai lầm, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Liên tục kiểm kê hàng hóa trong nhà kho

Bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào cũng thế, nếu quản lý hàng tồn kho thì bắt buộc phải liên tục, thường xuyên thực hiện công việc kiểm kê hàng hóa và ghi chép đầy đủ những việc bất thường để báo cáo, xử lý kịp thời.

Việc kiểm kê sẽ bao gồm số lượng hàng hóa trong kho là bao nhiêu? Bao nhiêu mặt hàng hỏng hóc, bao nhiêu mặt hàng hết hạn, bao nhiêu mặt hàng thất thoát,… từ đó đối chiếu có khớp với số liệu trên sổ sách hay không?

Việc kiểm kê hàng hóa trong kho cần được thực hiện ít nhất 6 tháng một lần, đồng thời cần tuân thủ theo bảng hướng dẫn kiểm kê cụ thể đã được lập và phê duyệt trước đó. Dựa trên những số liệu kiểm kê thực tế, nhà quản lý cần xem xét và đưa ra những điều chỉnh cần thiết để tránh gây tổn thất nặng về sau, mất thêm những khoản chi phí không đáng có.

Sử dụng mã vạch để quản lý tồn kho dễ dàng

Mã vạch rất quan trọng, giúp phân loại, sắp xếp hàng tồn kho hiệu quả. Hầu như nhà kho của các công ty, doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp này. Trước tiên, hàng hóa cần được phân loại theo từng nhóm, sau đó sử dụng mã vạch để đặt tên cho từng nhóm sao cho dễ gọi tên và quản lý. Theo đó, khi bạn muốn tìm kiếm mặt hàng nào đó thì chỉ cần quét mã vạch thì tự động hệ thống sẽ xác nhận được vị trí kệ để hàng, số lượng, tình trạng của từng mặt hàng một cách chi tiết.

Cách quản lý bằng mã vạch thông minh

Hơn nữa, sử dụng mã vạch sẽ giúp sắp xếp hàng hóa khoa học, chuyên nghiệp, dễ dàng trong quá trình quản lý xuất – nhập hàng trong kho. Đồng thời sẽ tiết kiệm được thời gian cho bộ phận quản lý kho của các doanh nghiệp, công ty.

Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả của Fulfillment by Ubox

Thực tế hiện nay, rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp sử dụng các phần mềm phù hợp để quản lý hàng hóa. Việc sử dụng mã vạch là cần thiết nhưng đôi khi là chưa đủ để quản lý hàng hóa thuận tiện. Theo đó, có thể sử dụng thêm phần mềm quản lý kho, với nhiều tính năng hữu hiệu như kiểm soát về giá trị, số lượng, hàng hóa tồn kho, theo dõi việc luân chuyển, sử dụng nguyên liệu, vật tư, lập và kiểm soát phiếu xuất nhập kho cũng như các báo cáo khác khi cần thiết.

DỊCH VỤ FULFILLMENT của Ubox là lựa chọn hoàn hảo dành cho đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ, hộ kinh doanh, tiểu thương hoặc Doanh nghiệp đang cần vận hành kho bãi, nơi lưu trữ hàng hoá:

✅ Vị trí kho đắc địa nằm trên trục đường lớn, không cấm tải, gần trung tâm.

✅ Kho trang bị hệ thống giá kệ hiện đại, cao ráo, thoáng mát và camera giám sát 24/24

✅ Diện tích kho bãi rộng rãi, thuận tiện tăng giảm theo mùa vụ và tình hình sản xuất, kinh doanh

✅ Báo cáo xuất nhập tồn chi tiết, khách hàng kiểm soát hàng hóa từ xa mà không cần đến kho

✅ Đầy đủ dịch vụ phụ trợ đi kèm: Dán tem nhãn, đóng gói, kết nối vận chuyển, bốc xếp, nâng hạ phục vụ 24/7

✅ Đối soát COD với đơn vị vận chuyển, luôn luôn thu đủ tiền về tài khoản của Quý khách.

✅ Hỗ trợ kiểm tra hàng hoàn và nhập lại vào kho để sẵn sàng giao cho khách khác

✅ Quy trình xuất nhập hàng hóa NHANH GỌN – CHUYÊN NGHIỆP – AN TOÀN

Với những giải pháp quản lý hàng tồn kho trên, hy vọng bạn sẽ có thêm những kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp chủ động và linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh và tiết giảm các khoản chi phí không đáng có. 

Hãy liên hệ với Fulfillment by Ubox ngay hôm nay để tối ưu chi phí, mở rộng quy mô kinh doanh cho cửa hàng/doanh nghiệp của bạn!

Đặc biệt ưu đãi khi trở thành Khách hàng sử dụng dịch vụ TOÀN TRÌNH nhập hàng từ Trung Quốc & vận chuyển về Việt Nam hoặc các quốc gia khác, sử dụng dịch vụ fulfillment của Ubox tại nhiều nước trong khu vực Đông Nam Á (Thái Lan, Indonesia, Philippines,…)

FBU đáp ứng được toàn bộ nhu cầu vận hành kinh doanh theo mô hình toàn trình như sau:

NĂNG LỰC VẬN HÀNH HIỆN TẠI CỦA FULFILLMENT BY UBOX:

  • Tổng số kho tại các quốc gia: 26 kho (Trung Quốc, Thái Lan, Philippines, Indonesia, Việt Nam)
  • Tổng diện tích kho trên toàn hệ thống: gần 28.900 m2
  • Năng lực xử lý hàng hóa: hơn 15.500 đơn/ngày
  • Số lượng khách hàng hiện có: Hơn 1.490 cá nhân, chủ shop, doanh nghiệp đang là khách hàng của FBU

Cùng Ubox tối ưu chi phí kinh doanh ngay hôm nay!

——–

Fulfillment by Ubox
🌐 Website: fbu.asia
📞 Hotline: 0969.631.889
☑️ Fanpage: Fulfillment by Ubox